株式会社 marukan 様

毎月の請求書類確認業務が担当者も管理者も大変でした。締日以降の繰り返しの業務効率は上がらず日数もかかり業者確認が増えて最終確定まで書類や仕訳伝票が飛び交っておりました。

月末までに発注作業・請求査定・業者支払額確定及び報告までの関連業務すべてが紙ベースであったため何度もチェック 作業を行い保留や差し戻しの他、データ会社との確認作業でも日数を要した業務となっていたために、もっと作業を集約 して効率良く手間のかからない方法を模索し続けておりました。

また、工事担当者は現場管理・帰社後の連絡業務・業者対応など工事進捗に伴う作成書類も多く都度対応となっていました。それぞれが一元管理のもとで業務改善することが重要課題でした。工事部・調達部・経理部別々に同様の書類を作成していたこともあり、 同じようなデータが組み込まれた何種類もの資料を作成していても共有は出来ていませんでした。 従ってリアルタイムに入力データが確認出来るように改善が必要でした。

協力業者の請求業務や受注管理の負担が段階的に削減されたことにより、協力業者から「とても早くて楽になった」と実感いただいています。 今後は更に業者による内訳入力が出来る対応とし、業者参加型にすることで翌月までの資金繰り予測も出来ることで双方において早い対処に繋がります。

事務所だけでなくスマホでも確認が出来ますので便利です。

システムは原価管理だけでなく、必要書類のリンクが出来て工事関連業務に連動するスタイルを構築していますので 次にどう展開するべきかの課題や目標を定めてどんどん進化出来ます。追加カスタマイズも用途に合わせて対応いただいています。

月次作業は5日間ほど前倒しで進めることが出来るようになりました。月末月初業務においては貴重な時間の短縮でとても助かっております。

また、データを活用して集約作業を用途別に行うことで、必要なデーターが直ぐに確認出来ます。導入以降、手間は省かずに定着していくまでは書面でも対応していきましたが、2年目には9割の業者はペーパーレスで問題なく遣り取りが出来ています。

確定データの修正作業は素早い対応で完了いただいておりますので繰越し作業の心配がありません。データ保存管理についてはバックアップを行っていただいておりますので安心で、システムでのデータ保存により帳票類の印刷によるファイルが少なくなりました。